Dónde reside realmente la exposición
La mayor parte de la atención prestada a la inteligencia artificial en recursos humanos se ha concentrado en la selección: quién es evaluado, clasificado, ascendido, y sobre qué base. Ese enfoque está justificado, y esta firma ha escrito extensamente al respecto. Sin embargo, también ha dejado casi por completo sin examinar la aplicación de mayor crecimiento.
Los sistemas generativos se emplean ahora para redactar, actualizar y localizar los documentos que constituyen la posición legal de un empleador. Manuales. Procedimientos de acomodación. Políticas de licencia. Descripciones de puestos. Normas disciplinarias. Plantillas de investigación. Anexos de cumplimiento multiestatal. El argumento de venta es que este trabajo, históricamente lento y costoso, puede producirse instantáneamente y mantenerse continuamente actualizado a medida que cambian las regulaciones.
La posición de Novara Consulting Group es que esta aplicación conlleva un riesgo mayor y más inmediato que la selección automatizada, por una razón específica al artefacto: una política no es un documento operativo. Es evidencia. Se produce en litigios, se cita en investigaciones de agencias, en ella confían los empleados, y se lee en contra del empleador por personas cuyo trabajo consiste en encontrar la brecha entre lo que dice y lo que ocurrió. Una organización que ha generado su posición legal sin trazabilidad ha creado un gran volumen de material admisible sobre sí misma que nadie en la organización puede explicar.
La política es la prueba documental
En una disputa laboral, la política escrita del empleador cumple varias funciones a la vez, y cada una de ellas corta en su contra.
Establece qué le dijo el empleador a los empleados, lo cual importa para la confianza depositada y, en muchos estados y según la redacción y las cláusulas de exención, para la formación de un contrato. Establece el estándar que el empleador se impuso a sí mismo, contra el cual se medirá su conducta en el caso específico; un empleador que no siguió su propio procedimiento declarado está en una posición materialmente peor que uno cuyo procedimiento guardaba silencio. Establece lo que el empleador sabía, dado que una política que aborda un requisito legal demuestra conocimiento de él. Y establece la consistencia o su ausencia, porque una política aplicada de manera diferente a distintos empleados es la vía probatoria habitual hacia una determinación de discriminación.
Nada de esto es nuevo. Lo nuevo es que el documento puede haber sido producido ahora por un sistema que optimiza la plausibilidad, por una persona que no es abogada, en un proceso que no deja registro de qué autoridad se consultó ni qué juicio se ejerció.
Establece que el empleador adoptó una posición legal sin determinar si era correcta.
Cuando la parte contraria pregunta quién redactó el procedimiento de acomodación, sobre qué base se incluyó una disposición en particular y qué autoridad legal la respalda, la respuesta de que un sistema generativo lo produjo y alguien lo revisó por el tono no es una buena respuesta. No es simplemente inútil; establece que el empleador adoptó una posición legal sin determinar si era correcta.
Autoridad alucinada, y por qué recursos humanos está peor posicionado que el departamento legal
La tendencia de los sistemas generativos a producir citas legales confiadas y por completo fabricadas está documentada y tiene consecuencias. En 2023, un tribunal federal del Distrito Sur de Nueva York sancionó a abogados que presentaron un escrito con decisiones judiciales que no existían, generadas por un chatbot y sin verificar. Incidentes comparables se han sucedido en numerosas jurisdicciones, y el patrón ya resulta familiar para cualquiera que ejerza la profesión.
La observación importante para esta discusión es que se trataba de abogados. Tenían la formación para reconocer que una cita debe verificarse, acceso a las bases de datos necesarias para verificarla, y obligaciones profesionales que hacían el fallo sancionable. El error aun así ocurrió repetidamente.
Una generalista de recursos humanos que redacta una política de licencia multiestatal no cuenta con ninguna de esas ventajas. Con frecuencia no puede saber si una disposición citada existe, no tiene las herramientas de investigación para confirmarlo, y no tiene ningún deber profesional de verificación asociado a su trabajo. El resultado llega fluido, estructurado, adecuadamente matizado, y con el formato de cualquier política competente que ella haya leído. La fluidez es precisamente lo que estos sistemas producen mejor, y precisamente lo que un lector no especialista utiliza como indicador aproximado de exactitud.
Los errores que más importan son también los menos visibles. Una cita fabricada al menos puede verificarse una vez que a alguien se le ocurre verificarla. Un estándar sutilmente mal expresado no puede: una política que describe que el proceso interactivo comienza cuando un empleado presenta documentación, en lugar de cuando el empleador toma conocimiento de la necesidad, se lee perfectamente bien y es errónea de una manera que producirá, dos años después, una determinación de incumplimiento del deber de acomodación.
La alineación continua no es cómo funciona la tecnología
La afirmación de que un sistema generativo se adapta a las regulaciones cambiantes entre estados y países, garantizando una alineación continua, debe tratarse como falsa a menos que el proveedor pueda describir un mecanismo específico.
Un modelo de lenguaje tiene una fecha límite de entrenamiento. En ausencia de recuperación contra una fuente legal autorizada y mantenida, produce la ley tal como aparecía en los datos de entrenamiento, sin ninguna señal para el usuario de que la respuesta está desactualizada. El derecho laboral se encuentra entre los peores dominios posibles para esta limitación: los requisitos de transparencia salarial, los derechos de licencia paga, las restricciones de no competencia, las prohibiciones sobre el historial salarial y las normas de programación de horarios se han multiplicado y modificado entre jurisdicciones a un ritmo que supera cualquier corpus estático. Una política generada hoy puede describir un requisito que fue modificado hace dieciocho meses, y lo describirá con total confianza.
El caso multijurisdiccional es el peor de los escenarios, no el mejor, contrariamente a cómo se comercializa. La localización requiere saber cuál de los más de cincuenta regímenes se aplica, cómo interactúan, y dónde el requisito local supera el mínimo federal. Es la tarea más dependiente del conocimiento especializado actualizado, y aquella en la que un error tiene menos probabilidades de ser notado por la persona que solicita el resultado, precisamente porque pidió la localización porque no lo sabía.
Una organización también debería reconocer la forma de esta afirmación. En enero de 2025, la Comisión Federal de Comercio exigió a un proveedor de software de accesibilidad el pago de un millón de dólares por declaraciones de que su producto automatizado podía hacer que cualquier sitio web cumpliera con los estándares de accesibilidad y mantener esa conformidad a medida que el contenido cambiara. El cumplimiento automatizado continuo con un estándar técnico es la misma afirmación, hecha sobre un estándar distinto, y no sobrevivió al contacto con un regulador.
La preparación para la auditoría está invertida
La propuesta sostiene que la documentación generada produce preparación para la auditoría. Produce lo contrario, y entender por qué aclara lo que estas evaluaciones realmente ponen a prueba.
Un auditor, un investigador de una agencia, o un experto de la parte contraria no pregunta principalmente si una política existe. La existencia se demuestra de manera trivial. Las preguntas son cómo determinó la organización que esta política satisface el requisito aplicable, quién tomó esa determinación, en qué autoridad se basó, cuándo se revisó por última vez contra la ley vigente, y qué cambió en la última revisión y por qué.
La documentación generada no responde a nada de esto. Produce el artefacto mientras destruye el registro que le da peso al artefacto. Una organización con una política escueta, desactualizada, redactada con sencillez, pero con una revisión anual documentada por un abogado con nombre y apellido, se encuentra en una posición sustancialmente más fuerte que una con un conjunto de políticas de cincuenta estados, integral y de apariencia actual, cuyo origen nadie puede explicar.
La descripción del puesto es un instrumento legal
Un elemento de la lista estándar merece un tratamiento aparte, porque habitualmente se trata como material de marketing y en realidad es uno de los documentos más trascendentes que produce la función.
Bajo la ADA (Ley de Estadounidenses con Discapacidades), una persona calificada es aquella que puede desempeñar las funciones esenciales del puesto, y los reglamentos de aplicación identifican las descripciones de puesto escritas y preparadas antes de la publicación del anuncio o de las entrevistas como evidencia de cuáles son esas funciones esenciales. Una descripción de puesto generada que enumera tareas que nadie realmente desempeña, o que incluye requisitos físicos o sensoriales copiados de una plantilla genérica, hace dos cosas simultáneamente: excluye a candidatos que podrían desempeñar el trabajo, y le proporciona al demandante el propio documento del empleador que demuestra que el requisito declarado nunca fue esencial.
El mismo documento tiene peso en el análisis de clasificación exenta bajo la Ley de Normas Laborales Justas, donde la indagación gira en torno a las funciones reales, pero la descripción escrita es evidencia de lo que el empleador declaró que eran esas funciones. Es también la fuente contra la cual se evalúa la relación con el puesto de cualquier procedimiento de selección bajo las Directrices Uniformes.
Las descripciones de puesto generadas resultan atractivas porque redactarlas es tedioso y porque las generadas se leen bien. Son también el punto en el que una pequeña conveniencia de redacción se convierte en un problema probatorio, y la sección de requisitos físicos es donde esto ocurre con mayor frecuencia.
El chatbot da consejos por los que el empleador queda obligado
La aplicación final, un asistente de inteligencia artificial que responde preguntas de los empleados sobre políticas a pedido, transfiere un riesgo específico y subestimado.
Una empleada que pregunta sobre elegibilidad para licencia, procedimiento de acomodación, o el canal para una queja, y recibe una respuesta, la ha recibido de su empleador. Si el sistema le dice que no es elegible para una licencia a la que tiene derecho, y ella no la toma, el empleador ha interferido con un derecho legal, y la interferencia bajo la Ley de Licencia Familiar y Médica no requiere intención. Si le dice que el proceso de acomodación requiere documentación médica que no está obligada a proporcionar, y ella abandona la solicitud, el empleador tiene un problema de incumplimiento del deber de acomodación con un registro escrito del efecto disuasorio. Si dirige una queja de acoso hacia un canal que nunca llega a quien toma las decisiones, la defensa de notificación del empleador queda comprometida por su propio sistema.
De ello se derivan directamente tres controles. Las conversaciones deben registrarse y conservarse, porque son declaraciones del empleador y serán solicitadas. Cualquier consulta que toque licencia, acomodación, queja o investigación debería dirigirse a una persona designada en lugar de ser respondida, ya que estas son las categorías en las que una respuesta incorrecta es procesable y en las que el valor de una respuesta instantánea es menor. Y la interfaz debería declarar claramente que proporciona información general y no determina elegibilidad ni derecho alguno.
Qué establecer
Seis elementos, antes de que un sistema generativo produzca algo en lo que la organización se apoye o que un empleado vaya a leer.
- Mantenga un registro de trazabilidad para cada documento generado: qué se produjo, qué fuente se verificó, por quién, en qué fecha, y qué se modificó en la revisión. La política sin fecha y sin atribución es el modo de fallo.
- Exija revisión legal para todo aquello que declare un estándar legal, un derecho o un procedimiento, y trate el nombre y la fecha del revisor como parte del documento, no como una nota interna.
- Pida a cualquier proveedor que afirme mantener vigencia regulatoria que describa el mecanismo: qué fuente autorizada se consulta, con qué frecuencia, y cómo se alerta al usuario cuando una disposición ha cambiado. Si la respuesta es que el modelo fue entrenado con material legal, el producto no hace lo que se afirma.
- Traten las descripciones de puestos como instrumentos legales. Revisen las funciones esenciales y cualquier requisito físico, sensorial o de comunicación en comparación con lo que realmente hacen los titulares del puesto, y fechen la revisión.
- Registren y conserven las conversaciones del asistente dirigidas a empleados, y deriven a una persona las consultas sobre licencias, adaptaciones, quejas e investigaciones.
- No representen la documentación generada como preparación para auditoría, ni interna ni externamente. La preparación para auditoría es el registro de revisión, no el documento.
Conclusión
El argumento a favor de la asistencia generativa en la documentación de recursos humanos es real. La redacción es genuinamente lenta, la función carece genuinamente de recursos suficientes, y un primer borrador bien supervisado es un uso legítimo de la tecnología.
Lo que hace diferente a esta aplicación de las demás es que su resultado es evidencia. Los sistemas de selección producen decisiones que al empleador le puede costar reconstruir. Los sistemas de documentación producen declaraciones a las que el empleador quedará vinculado, en su propia voz, por escrito, en volumen, a gran velocidad. La organización que genera su manual no ha automatizado una tarea rutinaria. Ha redactado su parte de una disputa futura sin leer lo que dijo, y volverá a encontrarse con ese documento en condiciones que no controla.
La disciplina requerida es modesta: verificar, atribuir, fechar y conservar el registro de quién decidió. Esa disciplina es toda la diferencia entre usar la herramienta y quedar expuesto por ella.
Referencias
Americans with Disabilities Act of 1990, 42 U.S.C. § 12111(8); 29 C.F.R. § 1630.2(n)(3), evidencia de funciones esenciales que incluye descripciones de puestos por escrito preparadas antes de la publicación del anuncio o de las entrevistas.
Family and Medical Leave Act, 29 U.S.C. § 2615(a)(1), prohibición de interferencia con derechos protegidos.
Fair Labor Standards Act, 29 U.S.C. § 201 y siguientes, análisis de exención basado en las funciones reales.
Comisión Federal de Comercio, In the Matter of accessiBe, Inc., Expediente N.º 2223156, denuncia y orden propuesta anunciadas el 3 de enero de 2025.
Mata v. Avianca, Inc., No. 22-cv-1461 (S.D.N.Y. 2023), sanciones por la presentación de citas judiciales fabricadas generadas por una herramienta de inteligencia artificial.
Uniform Guidelines on Employee Selection Procedures, 29 C.F.R. Part 1607.