Où se situe réellement l'exposition au risque
L'essentiel de l'attention portée à l'intelligence artificielle dans les ressources humaines s'est concentré sur la sélection : qui est filtré, classé, promu, et sur quelle base. Cette attention est justifiée, et ce cabinet s'est longuement exprimé à ce sujet. Elle a cependant laissé presque entièrement de côté l'application qui connaît la croissance la plus rapide.
Des systèmes génératifs sont désormais utilisés pour rédiger, mettre à jour et localiser les documents qui constituent la position juridique d'un employeur. Les manuels du personnel. Les procédures d'aménagement. Les politiques de congé. Les descriptions de poste. Les normes disciplinaires. Les modèles d'enquête. Les annexes de conformité multi-États. L'argument avancé est que ce travail, historiquement lent et coûteux, peut désormais être produit instantanément et maintenu continuellement à jour à mesure que la réglementation évolue.
La position de Novara Consulting Group est que cette application comporte un risque plus grand et plus immédiat que le filtrage automatisé, pour une raison propre à l'artefact lui-même : une politique n'est pas un document opérationnel. C'est une preuve. Elle est produite dans le cadre de litiges, citée lors d'enquêtes administratives, invoquée par les employés, et lue contre l'employeur par des personnes dont le métier consiste à trouver l'écart entre ce qu'elle dit et ce qui s'est réellement passé. Une organisation qui a généré sa position juridique sans traçabilité a créé un volume considérable de documents recevables la concernant, dont personne en son sein ne peut rendre compte.
La politique est la pièce à conviction
Dans un litige en droit du travail, la politique écrite de l'employeur remplit plusieurs fonctions à la fois, et chacune d'elles peut se retourner contre lui.
Elle établit ce que l'employeur a communiqué aux employés, ce qui importe pour la notion de confiance légitime et, dans de nombreux États, selon la rédaction et les clauses de non-responsabilité, pour la formation d'un contrat. Elle établit la norme que l'employeur s'est fixée à lui-même, à l'aune de laquelle sa conduite dans le cas précis sera jugée ; un employeur qui n'a pas suivi sa propre procédure énoncée se trouve dans une position nettement plus défavorable que celui dont la procédure était muette sur le sujet. Elle établit ce que l'employeur savait, car une politique traitant d'une obligation légale démontre qu'il en avait connaissance. Et elle établit la cohérence ou son absence, car une politique appliquée différemment selon les employés constitue la voie probatoire habituelle vers une constatation de discrimination.
Rien de tout cela n'est nouveau. Ce qui est nouveau, c'est que le document a pu être produit par un système qui optimise la plausibilité, par une personne qui n'est pas juriste, dans un processus qui ne laisse aucune trace de l'autorité consultée ni du jugement exercé.
Elle établit que l'employeur a adopté une position juridique sans avoir déterminé si elle était correcte.
Lorsque l'avocat de la partie adverse demande qui a rédigé la procédure d'aménagement, sur quelle base une disposition particulière a été incluse, et quelle autorité juridique la fonde, répondre qu'un système génératif l'a produite et que quelqu'un l'a relue pour le ton n'est pas une bonne réponse. Ce n'est pas seulement peu utile ; cela établit que l'employeur a adopté une position juridique sans avoir déterminé si elle était correcte.
Les hallucinations de jurisprudence, et pourquoi les ressources humaines sont plus mal placées que le service juridique
La tendance des systèmes génératifs à produire des citations juridiques assurées mais entièrement fabriquées est documentée et lourde de conséquences. En 2023, un tribunal fédéral du district sud de New York a sanctionné des avocats ayant déposé un mémoire contenant des décisions judiciaires inexistantes, générées par un agent conversationnel et non vérifiées. Des incidents comparables se sont depuis produits dans de nombreuses juridictions, et ce schéma est désormais familier à quiconque exerce la profession.
L'observation importante pour cette discussion est qu'il s'agissait d'avocats. Ils avaient la formation nécessaire pour reconnaître qu'une citation doit être vérifiée, l'accès aux bases de données permettant de le faire, et des obligations professionnelles rendant l'échec passible de sanctions. L'erreur s'est tout de même produite à plusieurs reprises.
Une généraliste des ressources humaines qui rédige une politique de congé multi-États ne dispose d'aucun de ces atouts. Elle ne peut souvent pas dire si une disposition citée existe réellement, ne possède pas les outils de recherche permettant de le confirmer, et n'est soumise à aucune obligation professionnelle de vérification. Le résultat arrive fluide, structuré, assorti des réserves appropriées, et mis en forme comme toute politique compétente qu'elle a déjà lue. La fluidité est précisément ce que ces systèmes produisent le mieux, et précisément ce qu'un lecteur non spécialiste utilise comme indicateur d'exactitude.
Les erreurs les plus importantes sont aussi les moins visibles. Une citation fabriquée est au moins vérifiable, une fois que quelqu'un pense à le faire. Une norme subtilement déformée ne l'est pas : une politique qui décrit le processus interactif comme débutant lorsque l'employé soumet des documents, plutôt que lorsque l'employeur a connaissance du besoin, se lit parfaitement et est erronée d'une manière qui produira, deux ans plus tard, une constatation de manquement à l'obligation d'aménagement.
L'alignement continu n'est pas ainsi que fonctionne la technologie
L'affirmation selon laquelle un système génératif s'adapte à l'évolution de la réglementation entre États et pays, garantissant un alignement continu, doit être considérée comme fausse à moins que le fournisseur ne puisse décrire un mécanisme précis.
Un modèle de langage possède une date limite d'entraînement. En l'absence de récupération d'informations auprès d'une source juridique faisant autorité et tenue à jour, il produit le droit tel qu'il apparaissait dans les données d'entraînement, sans aucun signal indiquant à l'utilisateur que la réponse est obsolète. Le droit du travail figure parmi les domaines les plus défavorables à cette limite : les exigences de transparence salariale, les droits au congé payé, les restrictions de non-concurrence, les interdictions de demander l'historique salarial et les règles de planification se sont multipliées et modifiées d'une juridiction à l'autre à un rythme que ne peut suivre aucun corpus statique. Une politique générée aujourd'hui peut décrire une exigence modifiée il y a dix-huit mois, et elle le fera avec assurance.
Le cas multi-juridictionnel est le pire plutôt que le meilleur, contrairement à la manière dont il est commercialisé. La localisation suppose de savoir lequel des plus de cinquante régimes s'applique, comment ils interagissent entre eux, et où l'exigence locale dépasse le plancher fédéral. C'est la tâche la plus tributaire d'une connaissance spécialisée à jour, et celle où une erreur a le moins de chances d'être remarquée par la personne qui demande le résultat, précisément parce qu'elle a demandé la localisation en raison de son ignorance du sujet.
Une organisation devrait également reconnaître la forme que prend cette affirmation. En janvier 2025, la Federal Trade Commission a contraint un fournisseur de logiciels d'accessibilité à verser un million de dollars pour avoir affirmé que son produit automatisé pouvait rendre n'importe quel site web conforme aux normes d'accessibilité et maintenir cette conformité à mesure que le contenu évoluait. La conformité automatisée continue à une norme technique constitue la même affirmation, appliquée à une norme différente, et elle n'a pas résisté à l'épreuve d'un régulateur.
La préparation à l'audit est inversée
La thèse veut que la documentation générée produise une préparation à l'audit. Elle produit l'inverse, et comprendre pourquoi permet de clarifier ce que ces missions vérifient réellement.
Un auditeur, un enquêteur d'une agence ou un expert adverse ne se demande pas d'abord si une politique existe. Son existence se démontre trivialement. Les questions sont : comment l'organisation a-t-elle déterminé que cette politique satisfait à l'exigence applicable, qui a pris cette décision, sur quelle autorité s'est-elle fondée, quand a-t-elle été examinée pour la dernière fois au regard du droit en vigueur, et qu'est-ce qui a changé lors de la dernière révision, et pourquoi.
La documentation générée ne répond à aucune de ces questions. Elle produit l'artefact tout en détruisant la trace qui lui confère sa valeur. Une organisation disposant d'une politique sommaire, datée, rédigée simplement, mais accompagnée d'un examen annuel documenté par un conseiller juridique nommément désigné, se trouve dans une position nettement plus solide que celle qui possède un ensemble de politiques complet, d'apparence actuelle, couvrant les cinquante États, mais dont personne ne peut décrire l'origine.
La description de poste est un instrument juridique
Un élément de la liste standard mérite un traitement à part, car il est habituellement considéré comme un simple texte promotionnel alors qu'il s'agit en réalité de l'un des documents les plus lourds de conséquences que produit la fonction.
En vertu de l'ADA (Americans with Disabilities Act), est qualifiée toute personne capable d'exercer les fonctions essentielles du poste, et les règlements d'application désignent les descriptions de poste écrites, préparées avant la publication de l'offre ou les entretiens, comme preuve de la nature de ces fonctions essentielles. Une description de poste générée qui énumère des tâches que personne n'exécute réellement, ou qui inclut des exigences physiques ou sensorielles recopiées d'un modèle générique, produit deux effets simultanés : elle écarte des candidats capables d'exercer l'emploi, et elle fournit au plaignant le propre document de l'employeur démontrant que l'exigence énoncée n'a jamais été essentielle.
Le même document pèse dans l'analyse de la classification en matière d'exemption au titre du Fair Labor Standards Act, où l'examen porte sur les tâches réellement accomplies, mais où la description écrite constitue la preuve de ce que l'employeur a déclaré que ces tâches étaient. C'est également le document de référence au regard duquel la pertinence professionnelle de toute procédure de sélection est évaluée en vertu des Uniform Guidelines.
Les descriptions de poste générées sont séduisantes parce que leur rédaction est fastidieuse et parce que celles qui sont générées se lisent bien. Elles sont aussi le point précis où une petite commodité de rédaction se transforme en problème de preuve, et c'est dans la section relative aux exigences physiques que cela se produit le plus souvent.
L'agent conversationnel donne des conseils qui engagent l'employeur
La dernière application, un assistant d'intelligence artificielle répondant à la demande aux questions des employés sur les politiques, transfère un risque précis et sous-estimé.
Une employée qui interroge le système sur son admissibilité au congé, la procédure d'aménagement ou l'acheminement d'une plainte, et qui reçoit une réponse, l'a reçue de son employeur. Si le système lui indique qu'elle n'est pas admissible à un congé auquel elle a pourtant droit, et qu'elle ne le prend pas, l'employeur a porté atteinte à un droit légal, et l'entrave au titre du Family and Medical Leave Act n'exige pas d'intention. Si le système lui indique que le processus d'aménagement requiert des documents médicaux qu'elle n'est pas tenue de fournir, et qu'elle renonce à sa demande, l'employeur se trouve confronté à un manquement à l'obligation d'aménagement, avec une trace écrite de l'effet dissuasif. S'il oriente une plainte pour harcèlement vers un canal qui n'atteint jamais un décideur, la défense de l'employeur fondée sur la notification est compromise par son propre système.
Trois mesures de contrôle en découlent directement. Les conversations doivent être consignées et conservées, car il s'agit de déclarations de l'employeur qui seront réclamées. Toute question portant sur le congé, l'aménagement, la plainte ou l'enquête devrait être acheminée vers une personne nommément désignée plutôt que de recevoir une réponse automatisée, puisqu'il s'agit des catégories où une réponse incorrecte expose à une action en justice et où la valeur d'une réponse instantanée est la plus faible. Et l'interface devrait indiquer clairement qu'elle fournit des informations générales et ne détermine ni l'admissibilité ni le droit.
Ce qu'il convient d'établir
Six éléments, avant qu'un système génératif ne produise quoi que ce soit sur lequel l'organisation s'appuiera ou qu'un employé lira.
- Conserver une trace de traçabilité pour chaque document généré : ce qui a été produit, quelle source a été vérifiée, par qui, à quelle date, et ce qui a été modifié lors de la relecture. Une politique non datée et non attribuée constitue le mode de défaillance à éviter.
- Exiger un examen juridique pour tout document énonçant une norme légale, un droit ou une procédure, et traiter le nom du réviseur et la date comme faisant partie intégrante du document plutôt que comme une simple note interne.
- Demander à tout fournisseur affirmant assurer une actualité réglementaire de décrire le mécanisme en question : quelle source faisant autorité est consultée, à quelle fréquence, et comment l'utilisateur est alerté lorsqu'une disposition a changé. Si la réponse est que le modèle a été entraîné sur des documents juridiques, le produit ne fait pas ce qui est annoncé.
- Traitez les descriptions de poste comme des instruments juridiques. Vérifiez les fonctions essentielles et toute exigence physique, sensorielle ou de communication par rapport à ce que les titulaires font réellement, et datez la révision.
- Enregistrez et conservez les conversations des assistants destinées aux employés, et orientez les demandes relatives aux congés, aménagements, plaintes et enquêtes vers une personne.
- Ne présentez pas la documentation générée comme une preuve de préparation à l'audit, en interne comme en externe. La préparation à l'audit, c'est le registre de révision, pas le document.
Conclusion
L'argument en faveur de l'assistance générative dans la documentation des ressources humaines est réel. La rédaction est véritablement lente, la fonction est véritablement sous-dotée en ressources, et un premier jet bien supervisé constitue un usage légitime de la technologie.
Ce qui distingue cette application des autres, c'est que son résultat constitue une preuve. Les systèmes de présélection produisent des décisions que l'employeur peinera peut-être à reconstituer. Les systèmes de documentation produisent des déclarations auxquelles l'employeur sera tenu, en son propre nom, par écrit, en volume, à grande vitesse. L'organisation qui génère son règlement intérieur n'a pas automatisé une corvée. Elle a rédigé sa part d'un futur litige sans relire ce qu'elle a écrit, et elle retrouvera ce document dans des conditions qu'elle ne maîtrise pas.
La rigueur requise est modeste : vérifier, attribuer, dater, et conserver la trace de qui a décidé. Cette rigueur constitue toute la différence entre utiliser l'outil et être exposé par lui.
Références
Americans with Disabilities Act of 1990, 42 U.S.C. § 12111(8); 29 C.F.R. § 1630.2(n)(3), preuve des fonctions essentielles, y compris les descriptions de poste écrites préparées avant la publication de l'offre ou les entretiens.
Family and Medical Leave Act, 29 U.S.C. § 2615(a)(1), interdiction d'ingérence dans les droits protégés.
Fair Labor Standards Act, 29 U.S.C. § 201 et seq., analyse d'exemption fondée sur les tâches réelles.
Federal Trade Commission, In the Matter of accessiBe, Inc., dossier n° 2223156, plainte et ordonnance proposée annoncées le 3 janvier 2025.
Mata v. Avianca, Inc., No. 22-cv-1461 (S.D.N.Y. 2023), sanctions pour soumission de citations judiciaires fabriquées générées par un outil d'intelligence artificielle.
Uniform Guidelines on Employee Selection Procedures, 29 C.F.R. Part 1607.