Promoção por Inferência: Sistemas de Mobilidade Interna, Dados de Desempenho e a Adaptação que Interrompem

O que é o sistema

Uma plataforma de mobilidade interna com inteligência artificial é descrita como uma ferramenta de ativação de talento. Ela associa as competências dos colaboradores a vagas internas, revela percursos de crescimento personalizados a partir de dados de desempenho, apoia o planeamento de sucessão e reduz a rotatividade ao ajudar as pessoas a encontrar a sua próxima função sem saírem da organização. O enquadramento é desenvolvimentista e a intenção é geralmente genuína.

O sistema é também um sistema de triagem de promoções, e deve ser governado como tal. Determina a quais colaboradores são mostradas quais oportunidades, quais são identificados como prontos e quais são propostos aos gestores de contratação que consideram candidatos internos. A falha em promover e a falha em transferir são teorias de responsabilidade estabelecidas ao abrigo do Título VII, da Lei da Discriminação em Função da Idade no Emprego (ADEA) e da Lei dos Americanos com Deficiência (ADA). As Diretrizes Uniformes sobre Procedimentos de Seleção de Colaboradores aplicam-se, pelos seus próprios termos, a procedimentos de seleção que afetam a contratação, a promoção e outras oportunidades de emprego, não apenas à contratação externa. A Lei Local 144 da cidade de Nova Iorque abrange ferramentas automatizadas de decisão laboral utilizadas para avaliar colaboradores para efeitos de promoção, além de selecionar candidatos, um ponto de âmbito que as organizações que implementam plataformas de mobilidade interna frequentemente ignoram, por pensarem na lei como um diploma relativo apenas à contratação.

A posição da Novara Consulting Group é a de que os sistemas de mobilidade interna acarretam um risco de governação mais elevado do que os sistemas de triagem externa, por razões específicas à população sobre a qual atuam, e que é o enquadramento desenvolvimentista que permite que o risco permaneça por examinar.

A ação adversa que ninguém regista

A contratação externa gera um registo. O candidato candidata-se, o empregador recebe a candidatura, é tomada uma decisão e é enviada uma recusa. Ambas as partes sabem que algo aconteceu.

A mobilidade interna funciona de forma diferente. O sistema determina quais vagas aparecem no feed de um colaborador. Um colaborador que não é associado a uma função não recebe uma recusa, porque nunca se candidatou. Nunca viu o anúncio. Não há candidatura, nem registo de decisão, nem notificação, e nada que possa contestar. Do seu ponto de vista, nada aconteceu, o que é precisamente a razão pela qual nada é examinado.

A ausência de um registo de recusa não converte a decisão numa não decisão. Converte-a numa decisão que o empregador não consegue reconstituir.

Do ponto de vista do empregador, foi tomada uma decisão de seleção. Um algoritmo determinou que esta colaboradora não era candidata a essa oportunidade, com base em critérios que o empregador não escreveu, utilizando dados que o empregador não validou para este fim. A ausência de um registo de recusa não converte a decisão numa não decisão. Converte-a numa decisão que o empregador não consegue reconstituir.

Isto importa sobretudo quando a colaboradora tem uma característica protegida ou uma atividade protegida no seu processo. Considere-se uma colaboradora que solicitou uma adaptação há dezoito meses, ou que gozou licença protegida, ou que apresentou uma reclamação. Se, posteriormente, não lhe forem mostradas oportunidades, tem motivo para uma queixa de retaliação, e as queixas de retaliação são a categoria mais comum recebida pela EEOC. O critério é saber se a ação dissuadiria um trabalhador razoável de se envolver em atividade protegida, e a negação de oportunidade de promoção cumpre-o claramente. A defesa do empregador exige demonstrar por que razão ela não foi associada. Se a resposta for que um modelo produziu uma classificação e as pontuações não foram retidas, o empregador não tem defesa a oferecer, apenas uma ausência.

Os dados de desempenho são o input errado, e são produto do próprio empregador

As plataformas revelam percursos de crescimento a partir de dados de desempenho. Este input merece mais escrutínio do que recebe, porque os dados de desempenho não são uma observação do mundo. São um registo daquilo que os gestores escreveram.

As avaliações dos gestores apresentam uma variação documentada e bem estudada consoante o avaliador, a relação e o grupo. Introduzi-las num modelo de mobilidade não remove essa variação. Converte julgamentos subjetivos num input numérico, propaga-os por todas as oportunidades futuras que a colaboradora venha ou não a ver, e confere ao resultado a aparência de objetividade analítica. A organização não substituiu o enviesamento de gestão por dados. Deu ao enviesamento de gestão uma pontuação e um alcance mais longo.

Existe um problema adicional específico das colaboradoras com que este artigo se preocupa. Os registos de desempenho refletem períodos de licença relacionada com deficiência, horário reduzido, adaptação, regresso faseado, ausência médica ou prestação de cuidados. Uma avaliação que abranja um período de capacidade reduzida é mais baixa, e legitimamente assim, como descrição desse período. Um modelo treinado para identificar prontidão a partir do histórico de desempenho classificará sistematicamente abaixo as colaboradoras cujos registos contenham tais períodos, e fá-lo-á sem que nenhuma variável rotulada como deficiência apareça em lado algum do sistema. O empregador não precisa de ter inferido a deficiência para que o resultado a acompanhe. O registo de desempenho já a codifica.

A reafetação é uma adaptação, e o sistema está agora colocado à sua frente

Este é o ponto que distingue a mobilidade interna de todas as outras aplicações discutidas nesta série, e é o mais suscetível de produzir uma queixa que o empregador não vê chegar.

Ao abrigo da ADA, a adaptação razoável pode incluir a reafetação a um lugar vago. Quando uma colaboradora já não pode desempenhar as funções essenciais da sua função atual, mesmo com adaptação, a reafetação a um lugar vago para o qual está qualificada é uma adaptação que o empregador é obrigado a considerar, e a obrigação do empregador estende-se a identificar vagas, em vez de se limitar a convidar a colaboradora a concorrer a elas da forma habitual.

Uma plataforma de mobilidade interna controla a visibilidade das vagas. Uma vez implementada, torna-se o mecanismo através do qual os colaboradores sabem que posições existem. Uma colaboradora em processo de reafetação a quem não é mostrada uma vaga adequada, porque o modelo a classificou mal com base num registo de desempenho reduzido pela própria condição que gerou o pedido de adaptação, foi prejudicada duas vezes pelos mesmos dados.

É improvável que a organização reconheça isto como uma falha de adaptação, porque o processo de adaptação e a plataforma de mobilidade estão em funções diferentes, pertencem a pessoas diferentes e foram adquiridos por razões diferentes. Ninguém perguntou se o mercado de talento se tornaria o mecanismo de reafetação. Tornou-se um de qualquer forma, no dia em que a lista de vagas passou a estar nele integrada.

Planeamento de sucessão e idade

O planeamento de sucessão é mencionado na proposta e acarreta a sua própria exposição. Um modelo que identifica colaboradores de elevado potencial, prontidão para progressão, ou sucessores para funções críticas está a produzir uma categorização que determina quem recebe investimento em desenvolvimento, visibilidade e oportunidade.

Os inputs disponíveis para tal modelo estão fortemente correlacionados com a idade. A antiguidade, a fase de carreira, o tempo na função, a recência da credencial, o ritmo de progressão anterior e a forma da trajetória de carreira acompanham todos os anos de permanência no mercado de trabalho. Um sistema que identifica talento emergente a partir destes sinais produzirá um resultado com padrão etário, independentemente de alguém o ter pretendido, e a ADEA não exige intenção. Se a categorização resultante impulsionar um investimento diferenciado, o empregador terá tomado uma série de decisões de emprego com base que não consegue explicar, registadas como estratégia de talento.

A questão de governação é a mesma que se aplica a qualquer pontuação ao nível individual: que ação decorre da categorização, e será essa ação capaz de resistir a uma revisão como decisão de emprego, e não apenas como resultado analítico. Se nada decorrer, o modelo não produz valor. Se algo decorrer, é passível de revisão.

Duas afirmações a eliminar

A proposta associa duas afirmações que devem ser removidas da comunicação externa.

A primeira é a de que a iniciativa está alinhada com objetivos de diversidade. O Título VII, conforme alterado em 1991, torna ilegal, em relação à seleção ou indicação de candidatos para emprego ou promoção, ajustar pontuações, utilizar diferentes limiares de corte, ou de outra forma alterar os resultados de testes relacionados com o emprego com base na raça, cor, religião, sexo ou origem nacional. A linguagem estatutária menciona expressamente a promoção. Nada sugere que as plataformas de mobilidade façam isto, e a questão não é que a organização tenha feito algo de errado. A questão é que uma declaração pública que associe uma ferramenta automatizada de promoção a objetivos demográficos é um documento que a organização escreveu, não pode retirar, e pode ser chamada a explicar. A formulação mais precisa e mais segura é a de que a organização está a alargar o leque de colaboradores considerados para oportunidades, documentou a base relacionada com a função para os critérios, e monitoriza resultados.

A segunda é a de que o sistema minimiza o enviesamento. Não existe uma base de evidência pública que sustente essa afirmação para ferramentas de mobilidade interna, e a análise de inputs acima sugere que o mecanismo funciona em sentido contrário. Uma organização que afirma isto adotou a asserção de um fornecedor como a sua própria representação sobre as suas práticas de promoção, por escrito, sem fundamentação.

O que estabelecer antes da implementação

Seis itens, respondíveis a partir de evidência em vez de descrição do fornecedor, antes de um sistema de mobilidade interna governar quem vê qual oportunidade.

1. Determinar se a plataforma se tornará o mecanismo de identificação de vagas para reafetação ao abrigo da ADA. Se tal acontecer, estabelecer uma via paralela que não dependa da classificação do modelo, e nomear a pessoa responsável pela sua operação.
2. Reter, para cada colaborador e cada oportunidade, a pontuação, os inputs e a versão do modelo. Uma decisão de não mostrar uma vaga é uma decisão de seleção, e será aquela que a organização terá menos capacidade de reconstituir, porque não foi gerada qualquer recusa.
3. Identificar que dados de desempenho alimentam o modelo e em que período, e determinar como o modelo trata registos que contenham licença protegida, horário reduzido ou períodos de adaptação. Se ninguém perguntou, a resposta é que os trata como desempenho baixo.
4. Declarar, para cada construto avaliado, a que requisito documentado da função-alvo corresponde. As Diretrizes Uniformes aplicam-se à promoção, e a análise de componentes que preveem exige isto.
5. Estabelecer se os colaboradores são informados de que estão a ser avaliados, o que podem ver sobre o seu próprio perfil, e se o podem corrigir. Uma colaboradora que não consegue ver por que razão não está a ser associada não o pode suscitar, o que suprime as reclamações internas que, de outra forma, trariam o problema à superfície antes de uma queixa formal o fazer.
6. Confirmar o âmbito ao abrigo da legislação local. Quando a organização tem colaboradores na cidade de Nova Iorque, uma ferramenta automatizada que avalia colaboradores para efeitos de promoção enquadra-se na Lei Local 144, independentemente de a organização a considerar ou não um sistema de contratação.

Conclusão

O argumento desenvolvimentista a favor da mobilidade interna é sólido. Os colaboradores desejam, de facto, crescimento e transparência, a movimentação interna reduz efetivamente a rotatividade, e as organizações que revelam oportunidades de forma sistemática têm melhor desempenho do que as organizações que dependem de quem quer que um gestor se lembre.

O que torna estes sistemas arriscados é que operam sobre colaboradores, e não sobre candidatos, e os colaboradores chegam com históricos de desempenho, atividade protegida, registos de adaptação e antiguidade. Cada um desses é um input que o modelo irá utilizar ou uma queixa que o modelo pode gerar. O sistema produz também as suas ações adversas em silêncio, o que significa que a organização não tomará conhecimento de um padrão através de reclamações, porque a colaboradora afetada não tem nada de que reclamar. Simplesmente continua a não lhe serem mostradas coisas.

As organizações que governarão isto bem são as que tratam a plataforma de mobilidade como um processo de promoção, a documentam como tal, retêm o registo como tal, e verificam se se tornou silenciosamente a via através da qual uma adaptação legalmente exigida deve transitar.

Referências

• Lei dos Americanos com Deficiência de 1990, 42 U.S.C. § 12111(9)(B), reafetação a um lugar vago como adaptação razoável; 42 U.S.C. § 12203, proibição de retaliação.
• Age Discrimination in Employment Act, 29 U.S.C. § 621 et seq.
• Burlington Northern & Santa Fe Railway Co. v. White, 548 U.S. 53 (2006), padrão para ação materialmente adversa em reivindicações de retaliação.
• New York City Local Law 144 of 2021, Automated Employment Decision Tools, abrangendo ferramentas usadas para avaliar funcionários para promoção.
• Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964, conforme alterada, 42 U.S.C. § 2000e-2, incluindo o § 2000e-2(l).
• US Airways, Inc. v. Barnett, 535 U.S. 391 (2002), realocação e sistemas de antiguidade.
• Uniform Guidelines on Employee Selection Procedures, 29 C.F.R. Part 1607, §§ 1607.4 e 1607.15; exigências de manutenção de registros da EEOC, 29 C.F.R. Part 1602.